Politika li Tirregola ż-Żamma ta’ Dokumentazzjoni Diġitizzata u Fiżika miżmuma mid-Dipartiment tas-Sigurtà Soċjali

Werrej

Ikklikkja fuq it-titlu biex tara l-informazzjoni relatata

Ambitu

Din il-Politika għandha l-għan li tirregola ż-żamma, il-manutenzjoni u kif tiġi mormija d-data u d- dokumentazzjoni, kemm personali kif ukoll oħrajn, fid-Dipartiment tas-Sigurtà Soċjali kif previst fl-Att dwar is-Sigurtà Soċjali (Kap. 318.) tal-Liġijiet ta’ Malta, u b’konformità mal-prinċipji tal-leġiżlazzjoni ġenerali dwar il-protezzjoni tad-dejta, u dispożizzjonijiet legali oħrajn fil-Liġijiet ta’ Malta, b’mod partikolari r-Regolament Ġenerali dwar il-Protezzjoni tad-Data (UE) 2016/679(GDPR) u l-Att dwar il-Protezzjoni tad-Data 2018 (Kap. 586.) tal-Liġijiet ta’ Malta, li jirregola l-ipproċessar tad-data personali.

Sfond

Il-GDPR tisħaq il-prinċipju li d-data personali u d-data personali sensittiva m’għandhomx jinżammu għal perjodi li huma itwal milli meħtieġ. F’dan il-kuntest, id-Dipartiment għas-Sigurtà Soċjali se jressaq politika dwar iż-żamma tad-data u d-dokumentazzjoni kollha li tiġbor u tipproċessa, bl-għan li tiġi żgurata l-konformità mar-Regolament u li jiġi żgurat li l-ebda riżorsi ma jintużaw fl-ipproċessar u l-arkivjar ta’ data li m’għadhiex rilevanti.

Għanijiet

Din il-politika għandha l-iskop li tikseb l-għanijiet li ġejjin:

• Tistabilixxi l-perjodu ta’ żamma;
• Tirregola ż-żamma u r-rimi tad-diversi tipi ta’ dokumentazzjoni miżmuma fir-rigward tal-applikazzjonijiet kollha għal benefiċċji kontributorji u dawk mhux kontributorji f’sistemi ta’ preżentazzjoni manwali jew awtomatizzati fid-Dipartiment għas-Sigurtà Soċjali, filwaqt li s-segwi l-prinċipju tal-Protezzjoni tad-Data li d-data personali ma tinżammx għal perjodu li jkun itwal milli meħtieġ;
• Rimi ta’ dokumentazzjoni elettronika u fiżika mhux meħtieġa u li allura m’għadhiex rilevanti;
• Il-promozzjoni tad-diġitalizzazzjoni tad-dokumentazzjoni kif jista’ jkun raġonevolment possibbli sabiex jitnaqqas kemm jista’ jkun l-użu tal-ispazju ta’ ħżin meħtieġ għall-ħżin tad-dokumentazzjoni meħtieġa, kif ukoll għall-promozzjoni ta’ użu sostenibbli tal-oġġetti tal-karta u tal-oġġetti għall-istampar.

Amministrazzjoni

Din il-Politika hija applikabbli għal tali dokumentazzjoni kollha fir-rigward tal-applikazzjonijiet kollha għal benefiċċji kontributorji u mhux kontributorji u se tkun ir-responsabbiltà tal-Kontrollur tad-Data biex jiżgura li d-dispożizzjonijiet kollha ta’ din il-Politika jkunu qiegħdin jiġu segwiti. F’każ ta’ kwalunkwe kwistjoni b’data personali, id-deċiżjoni finali hija f’idejn id-Direttur Ġenerali bħala Kontrollur tad-Data tad-Dipartiment tas-Sigurtà Soċjali.

Dokumentazzjoni miżmuma fi ħdan id-Dipartiment tas-Sigurtà Soċjali

Bħala parti mill-ħtiġijiet operattivi tiegħu, id-Dipartiment għas-Sigurtà Soċjali, jitlob, iżomm u jaħżen dokumentazzjoni li tista’ tinkludi data personali. Id-diversi tipi ta’ dokumentazzjoni utilizzati mid-Dipartiment għas-Sigurtà Soċjali jistgħu jiġu kkategorizzati kif ġej:

• Data personali tal-benefiċjarji;
• Data relatata mal-applikanti;

Sigurtà ta’ Dokumentazzjoni Diġitalizazzjoni

• Id-dokumentazzjoni ser tinżamm f’post aċċessibbli iżda sigur b’aċċess adegwat ipprovdut lis-suġġetti tad-data li jitolbuha u lill-uffiċjali li għandhom livell ta’ awtorizzazzjoni sabiex jaċċessaw id-dokumentazzjoni rilevanti. Id-dokumenti b’data personali sensittiva se jeħtieġu livelli ogħla ta’ approvazzjoni u protokolli ta’ kontroll tal-aċċess biex jiġi żgurat li dawn jiġu rispettati bis-sħiħ u biex jiġi żgurat li dawk biss li għandhom l-awtorizzazzjoni ta’ sigurtà meħtieġa jista’ jkollhom aċċess għal tali dokumentazzjoni.
• Fil-każ ta’ data personali, il-GDPR jistipula wkoll li dawk biss li huma meħtieġa biex jipproċessaw data personali għandu jkollhom aċċess għal rekords personali.
• Il-persuna li tinstab li tkun qed tikser dawn il-protokolli tas-sigurtà, u għalhekk bi ksur tal-GDPR, se jkun soġġett għal azzjoni dixxiplinarja mingħajr preġudizzju għal kwalunkwe azzjoni oħra li tista’ titqies li hija xierqa, proporzjonata u opportuna’ mal-ħsara kkawżata.
• F’terminu ta’ perjodi ta’ żamma, ta’ min jinnota li l-istess perjodu ta’ żamma se japplika kemm għad-data elettronika kif ukoll għal dik manwali, b’din il-politika applikabbli b’mod partikolari għad-dokumentazzjoni diġitalizzata.

Perjodu taż-Żamma

Il-Perjodu ta’ żamma ta’ tali dokumenti diġitizzati u fiżiċi għandha tkun dik ta’ tnax (12)- il xaharli jibdew jiddekorru mid-data meta l-benefiċċju ġie tterminat għal kwalunkwe raġuni jew id-data tal-mewt tal-benefiċjarju, skont liema waħda miċ-ċirkostanzi tavvera ruħha l-ewwel ^[1].

Iżda, l-perjodu taż-żamma tad-data u d-dokumentazzjoni relatata ma’ benefiċċji li huma suġġetti għat-test tal-mezzi u d-data u/jew dokumentazzjoni relevanti għal xi każ pendenti, għandu jkun ta’ ħames (5) snin.

Iżda fil-każ fejn ikun hemm data li tkun komuni f’aktar minn fajl wieħed li jkun jappartjeni l-istess benefiċjarju; il-fatt li d-data tinqered mill-fajl relatat mal-benefiċċju li jiġi tterminat ma jfissirx awtomatikament li l-istess data tinqered mill-fajl relatat mal-benefiċċju li jkun għadu għaddej jew li huwa s-suġġett ta’ kwistjoni mhux solvuta.

Konklużjoni

Dan il-perjodu ta’ żamma għandu l-għan li jikseb bilanċ adegwat bejn iż-żamma ta’ informazzjoni utli u informazzjoni relatata u r-rima ta’ data li ma għadhiex meħtieġa għall-iskop stabbilit. Id-data li trid tinqered wara l-perjodi ta’ żmien innutati se tkun disposta f’materja effiċjenti biex jiġi żgurat li informazzjoni bħal din ma tkunx aktar disponibbli fi ħdan id-Dipartiment għas-Sigurtà Soċjali.

Il-Kontrolluri għall-Protezzjoni tad-Data, id-Diretturi Ġenerali, id-Diretturi u l-DPOs huma konxji mill-perjodi ta’ żamma nnutati u jagħtu struzzjonijiet lill-persunal kollu tagħhom sabiex isegwu l-proċeduri indikati skont dan.

Għandu jiġi nnutat ukoll li d-data anonimizzata jew statistika ma taqax taħt il-parametri ta’ din il-Politika ta’ żamma, peress li ma tikkostitwixxix identifikazzjoni ta’ data personali.

Għandu jingħad li din il-politika tirikonoxxi Artikolu 8(2) tal-Kap. 477. (l-Att dwar l-Arkivji Nazzjonali) tal-Liġijiet ta’ Malta, salv għal dak li jirrigwarda dejta u informazzjoni taħt l-artikolu 133(b) tal-Kap. 318. (l-Att dwar is-Sigurta Soċjali) li jissalvagwarda s-segrettezza ta’ kwalunkwe dejta u informazzjoni provduta lid-Direttur Ġenerali (Sigurta Soċjali) taħt dan l-artikolu imsemmi.

Din il-politika ġiet approvata fis-06 ta’ Ottubru 2022 mill-Arkivji Nazzjonali ta’ Malta (NAM), (Politika ta’ Żamma nru REP2022-12) u d-Dipartiment tas-Sigurtà Soċjali. Din il-politika għandha tiġi riveduta mill-inqas kull ħames (5) snin mid-data tal-ħruġ biex jiġi żgurat li l-proċessi u l-kategoriji tad-dokumentazzjoni kollha jkunu għadhom validi u rilevanti fid-dawl ta’ kwalunkwe tibdil fil-proċeduri jew fil-liġi. Tissostitwixxi wkoll kwalunkwe politika ta’ żamma li setgħet ġiet implimentata fil-passat għall-istess rekords.