Politika li tirregola ż-Żamma tar-Rekords Maħluqa u Immaniġġjati mill-Uffiċċju tal-Arbitru

1.    Sfond

Il-GDPR tressaq il-prinċipju li d-data personali u d-data personali sensittiva m’għandhomx jinżammu għal perjodi itwal milli meħtieġ. F’dan il-kuntest, l-uffiċċju tal-Arbitru qed iressaq politika ta’ żamma għad-data u d-dokumentazzjoni kollha li jiġbor u jipproċessa, biex jiżgura l-konformità mar-Regolament u biex jiżgura li l-ebda riżorsi ma jiġu utilizzati fl-ipproċessar u l-arkivjar ta’ data li hija m’għadhiex ta’ rilevanza.

2.    Għanijiet

L-Arkivji Nazzjonali ta’ Malta (NAM) awtorizzaw l-implimentazzjoni tal- Politika li tirregola ż-Żamma, Numru: REP2022-09, għar-rekords li huma maħluqa u ġestiti mill-Uffiċċju tal-Arbitri fi ħdan il-Ministeru għall-Politika Soċjali u Drittijiet tat-Tfal (MSPC) f’dak:

1. Din il-politika tiggarantixxi li l-imsemmija rekords jiġu valutati sew u li rekords ta’ valur storiku dejjiemi jiġu trasferiti fiż-żmien dovut lill-Arkivji Nazzjonali għall-preservazzjoni permanenti.
2. Din il-politika tiġi riveduta mill-inqas kull ħames (5) snin mid-data tal-ħruġ (06 ta’ Settembru 2022), biex jiġi żgurat li l-proċessi u l-kategoriji tad-dokumentazzjoni kollha jkunu għadhom validi u rilevanti fid-dawl ta’ kwalunkwe tibdil fil-proċeduri jew fil-liġi. Tissostitwixxi wkoll kwalunkwe politika ta’ żamma li setgħet ġiet implimentata fil-passat għall-istess rekords.
3. L-awtorizzazzjoni ta’ din il-politika tirrigwarda biss ir-rekwiżiti tal-Att dwar l-Arkivji Nazzjonali tal-2005 (Kap. 477.), u mhux xi obbligi oħra li jistgħu jeżistu taħt leġiżlazzjoni oħra.

3.    Dokumentazzjoni

Dokumenti li jinkludu l-appell ippreżentat mill-appellant u r-risposta tad-Dipartiment tas-Sigurtà Soċjali flimkien mad-dokumenti rilevanti. L-appelli jitressqu online flimkien mad-dokumenti kollha ppreżentati waqt is-seduti, jittellgħu online fejn jistgħu jiġu aċċessati biss mill-istaff tal-Uffiċċju tal-Arbitru.. Id-dokumenti li jittellgħu jinkludu l-minuti u d-deċiżjonijiet, għalhekk huwa ta’ importanza kbira li d-dokumenti kollha jinżammu għal ħames snin mill-mewt ta’ persuna, fid-dawl li appell jista’ jiġi appellat fil-Qorti u kopja tal-appell irid jintbagħat lill-Avukat tal-Istat u lill-Qrati. Id-dokumenti jistgħu jkunu meħtieġa wkoll snin wara jekk mitluba mill-Arbitru f’appell ieħor ippreżentat. L-istess japplika għall-fajls miżmuma mill-Uffiċċju Legali tad-Dipartiment tas-Sigurtà Soċjali. Ir-rekords huma t-tnejn f’format tal-karta jew diġitali.

4.    Perjodu ta’ Żamma

5.    Azzjoni Arkivjali (Meta jiskadi l-Perjodu ta’ Żamma)

Kampjun każwali ta’ għaxar (10) fajls minn kull sena għandhom jinżammu u jiġu trasferiti fl-Arkivji Nazzjonali għall-preservazzjoni permanenti.

6.    Konklużjoni

Din il-politika li tirregola ż–żamma għandha l-għan li tikseb bilanċ tajjeb ta’ ħidma bejn iż-żamma ta’ informazzjoni utli u sinifikanti f’konformità mad-dispożizzjonijiet tal-leġiżlazzjoni rilevanti u r-rimi ta’ data li m’għadhiex meħtieġa u li qed tiġi arkivjata bla bżonn. Id-data li trid tinqered wara l-iskedi ta’ żmien innotati tintrema b’mod effiċjenti biex jiġi żgurat li tali informazzjoni ma tibqax disponibbli fl-Uffiċċju tal-Arbitru. Il-Kontrollur tal-Protezzjoni tad-Data u l-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data huma konxji tal-perjodi ta’ żamma nnutati u se jagħtu struzzjonijiet lill-persunal rilevanti kollu biex isegwi l-proċeduri indikati kif xieraq.

Ta’ min jinnota li data anonimizzata jew statistika ma taqax fil-parametri ta’ din il-Politika li Tirregola ż-Żamma, peress li ma tikkostitwixxix data personali ta’ identifikazzjoni.

Din il-politika ġiet approvata fis-06 ta’ Settembru 2022 mill-Arkivji Nazzjonali ta’ Malta (NAM), (Politika ta’ Żamma nru REP2022-09) u d-Dipartiment tas-Sigurtà Soċjali. Din il-politika għandha tiġi riveduta mill-inqas kull ħames (5) snin mid-data tal-ħruġ biex jiġi żgurat li l-proċessi u l-kategoriji tad-dokumentazzjoni kollha jkunu għadhom validi u rilevanti fid-dawl ta’ kwalunkwe tibdil fil-proċeduri jew fil-liġi. Tissostitwixxi wkoll kwalunkwe politika ta’ żamma li setgħet ġiet implimentata fil-passat għall-istess rekords.

Aġġornata: 30 ta’ Novembru 2022